- Быстрое создание обычной брони (три клика мышью) и групповой брони.
- Интерактивное взаимодействие (схватить и перенести) с текущими заездами, бронями, номерами на ремонте.
- Отображение номеров номерного фонда, категорий номеров, сообщений для тех. служб отеля, статусов номера (чистый, грязный, в работе, отказ гостя и пр.).
- Быстрое перемещение по шахматке и на требуемую календарную дату, использование фильтров.
- Динамическая регулировка временных интервалов при отображении текущей и перспективной загрузки на шахматке.
- Фильтр отображения номерного фонда по определенным категориям номеров, отелям, корпусам, этажам, фильтр по проживающим, свободным номерам, выбывшим гостям, заезжающим и пр.
- Отображение текущих балансов гостей (долг гостя, предоплата, депозит), оплаченной суммы и оставшейся к оплате суммы, количества взрослых/детей на основных и доп. местах.
- Цветовые метки для отображения: задолженности гостей, получении предоплаты, бронирования от определенного агента либо контрагента и пр.
- Отображение информации о текущей смене и зарегистрировавшемся на смене администраторе.
- Быстрый поиск гостя по фамилии, плательщику, номеру брони, номеру телефона, e-mail и другим параметрам.
- Просмотр истории изменений по каждой брони/проживающим/выехавшим с подсветкой измененных данных.
- Общая статистика по загрузке номерного фонда (% загрузки, кол-во занятых/свободных номеров, кол-во проживающих гостей, ожидаемые заезды, сумма начисленных услуг и проведенных оплат, средний тариф, RevPAR и пр.).

- Альтернативное представление шахматки в виде таблицы загрузки номерного фонда с функцией управления номерами (команды управления аналогичны командам в шахматке), с просмотром общей суммы по гостю, суммы оплаты, остатка к оплате, номера комнаты, категории номера, ФИО гостя, тарифа, даты заезда и выезда, текущего статуса номера (чистый, грязный и пр.), выбранного тарифа, плательщика, агента, комментария и другой дополнительной информации.
- Сортировки и группировки номеров, категорий номеров, иных данных по определенному признаку.
- Фильтр отображения номерного фонда по категориям, корпусам, проживающим, свободным номерам, выбывшим гостям, заезжающим, номерам на ремонте и пр.
- Цветовые метки для отображения задолженности гостей, получении предоплаты, оплаты по безналичному расчету, статуса гостя и пр.
- Быстрый поиск гостя по фамилии, номеру брони, плательщику, номеру телефона, e-mail и настраиваемый расширенный поиск.
- Экспорт и печать счетов на оплату, подтверждения брони и иной отчетности, экспорт таблицы загрузки в Excel.
- Просмотр истории изменений данных брони в разрезе даты и времени изменения, пользователя и других данных.
- Формирование протокола событий (логирование событий) по любому изменению, проводимому пользователем.
- Отображение удаленных броней за выбранный период с возможностью восстановления удаленной брони.

- Статистика за текущую смену отеля.
- Данные по текущей загрузке номеров (занято номеров, проживает гостей (взрослых, детей, младенцев), кол-во номеров вне продажи, на ремонте и пр.).
- Статистика по заездам и выездам на текущей смене (номеров и гостей).
- Прогноз загрузки (на завтра, на неделю, на месяц, до конца месяца).
- Количество заездов и выездов на следующую смену (номеров и гостей).
- Сумма проведенных оплат и начисленных услуг на текущей смене, средний тариф (ADR).

- Указание даты и времени заезда/выезда гостя, тарифа проживания, раннего заезда/позднего выезда, скидки, типа оплаты, типа размещения (номер/место), кол-ва взрослых/детей на основных/доп. местах.
- Поиск требуемого гостя из общего списка в базе данных гостей с возможностью поиска по определенному критерию.
- Установка признака начисления (либо не начисления) курортного сбора (указание причин неоплаты сбора).
- Указание плательщика (организации), схемы оплаты, агента, комментария, маркетинговых данных.
- Определение индивидуальных цветов заездов и броней, всплывающие сообщения при заезде/выезде.
- Изменение данных заезда (продление/уменьшение срока проживания, тарифа, скидки, плательщика, агента и пр.).
- Установка произвольного процента скидки на конкретный заезд, разделение начисления скидок по категориям услуг.
- Произвольное начисление суммы проживания без привязки к действующим тарифам проживания (начисление указанной суммы свободного тарифа).
- Добавление дополнительных гостей в номер, разделение начислений на равные части между гостями с выдачей соответствующих документов.
- Добавление дополнительных заметок для гостя с разбитием на разделы заметок.
- Переселение. Заселение в номер по тарифу номеров других категорий.

- Указание всех необходимых данных о госте (Ф.И.О, дата рождения, гражданство, место жительства, паспортные данные, эл. почта, телефон, виза, категория гостя (VIP, черный список и пр.), инд. скидка гостя, привязка дисконтной карты.
- Вкладка дополнительной информации, история проживаний гостя в разных номерах (кол-во суток, общая сумма).
- Модуль сканирования документов посредством обычного сканера (паспорт, водительские права и пр.).
- Модуль распознавания паспортов и автоматической передачи распознанных данных в соответствующие поля профайла гостя (модуль используется со сканером Регула).
- Модуль сканирования документов с использованием сканера-камеры (мгновенное сканирование).
- Модуль снятия изображения с web-камеры и перенос изображения в профайл гостя.
- Масштабирование любых отсканированных изображений, печать отсканированных изображений, печать регистрационной карты гостя.
- Добавление дополнительных заметок для гостя с разбивкой на разделы заметок.

- Отображение начисленных, неоплаченных и оплаченных услуг.
- Добавление дополнительных услуг из общего списка услуг, сформированного в BackOffice.
- Общее инфо (наименование услуги, цена, количество, скидка, дата начисления услуги, владелец счета, тариф, имя начислившего/оплатившего услугу администратора, получатель платежа).
- Корректировка начисленных услуг, удаление услуг, восстановление удаленных услуг.
- Оплата услуг за весь период проживания, частичная оплата, посуточная оплата.
- Оплата различными типами оплат (наличный, безналичный расчет, карты и пр.).
- Возврат оплаты.
- Добавление скидки на соответствующие услуги.
- Деление услуги на суммы и части. Начисление депозита.
- Начисление произвольного (свободного) тарифа.
- Автоначисления услуг за определенный/весь период проживания.
- Отмена начислений (отмена чека).
- Трансфер (перенос) услуг с одного фолио на другое.
- Отображение баланса счета гостя.
- История изменений состава фолио.
- Распределение услуг между гостями в номере с выпиской инд. счетов.
- Использование фильтров отображения операций (фильтр по гостю/плательщику, оплаченным/неоплаченным услугам, фильтр по типу операции - платеж/услуга, фильтр по периоду операций).
- Сообщения при открытии фолио. Печать полного счета гостя, чеков и прочих форм.

- Автоопределение доступности номера на период бронирования.
- Указание даты размещения (дата и время заезда/выезда гостя), тарифа проживания, раннего заезда/позднего выезда, скидки, типа оплаты, типа размещения (номер/место), количества взрослых/детей на основных/дополнительных местах, Ф.И.О гостя.
- Указание оплаты проживания за гостя от организации/контрагента/другого гостя, схемы оплаты, агентов, комментариев, статистических данных.
- Быстрое перемещение броней (схватить и перетащить) на шахматке в различные категории номеров.
- Автоматическое формирование суммы к оплате за весь предполагаемый период проживания гостя.
- Произвольное начисление суммы проживания без привязки к действующим тарифам (начисление указанной суммы свободного тарифа).
- Внесение предоплаты за проживание и визуальное отображение суммы предоплаты с изменением цвета брони.
- Определение инд. цвета брони (метки по определенному признаку), сообщения при заезде. Изменение брони.
- Отмена брони, с указанием причины отмены, комментария и формированием списка удаленных броней с возможностью восстановления.
- Формирование печатных форм счетов к оплате (предоплата первых суток, 50% предоплаты и пр.), подтверждения брони и других форм.
- Экспорт (сохранение) печатных форм в распространенные форматы.
- Отображение списка свободных номеров на заданный период.

- Создание групповой заявки от организаций, агентов, тур. фирм и пр. Автоопределение доступности номера на период резервирования.
- Указание статуса заявки (выполнена, незаезд, отказ, частичное выполнение и пр.).
- Определение периода заявки, плательщика, скидки, агента, комиссии, индивидуального цвета группы, дополнительных параметров (гарантии, тип заезда, инф. источник, цель приезда и пр.).
- Создание счета заявки и индивидуального счета группы. Формирование блоков заявки (в разрезе категорий номеров, тарифов и пр.) и распределение гостей по номерам.
- Начисление дополнительных услуг на групповую заявку.
- Внесение депозитов, выписка счета плательщику, предоставление печатной формы подтверждения групповой брони и акта выполненных работ.
- Полная и частичная оплата услуг групповой заявки.
- Просмотр истории групповой заявки.
- Корректировка элементов заявки и удаление заявки.
- Отображение информации о заявках (тип заявки, дата создания, номер, наименование, дата заезда/выезда, плательщик и процент плательщика, агент и процент агента, сумма услуг по заявке, сумма доп. услуг, сумма к оплате, сумма оплаченная, тип оплаты, количество гостей - взрослых/детей/доп. места/всего).
- Фильтры и поиск по заявкам.
- Формирование списка выставленных счетов за выбранный период.

- Возможность использования мобильного модуля (для мобильных телефонов, планшетов), отметка на мобильном телефоне о начале и завершении уборки с автоматическим отображением текущего состояния уборки на шахматке, отсылка сообщений горничным и сообщений администраторам от горничных.
- Формирование технологических карт, списка работ входящих в уборку (смена полотенец, постельного белья, косметики и пр.), частота выполнения работ, списание косметики в номере.
- Формирование справочников зон уборок, складов, выполняемых работ, видов уборок, горничных, событий.
- Управление заданиями на уборку. Регистрация смен горничных. Ведение графика дежурств.
- Автораспределение уборок между горничными на смене.
- Принудительное добавление уборок в номерах.
- Прикрепление горничных к определенным зонам уборки и номерам.
- Система подсчета баллов.
- Формирование печатных форм - наряд на уборку, текущее состояние номеров, список номеров на уборку, список выполненных заданий, расход материалов со склада и пр.
- Комплектация номеров. Отображение информации о текущем состоянии товаров и материалов на складе.
- Учет прихода и расхода товаров (приходная/расходная накладная, оборотная ведомость).
- Учет товаров в минибарах, информация о состоянии минибаров в номерах.
- Функция "Бюро находок".

- Формирование видов мероприятий отеля (конференц-зал, сауна, бассейн и др.).
- Изменение цвета статуса заказа (бронь, визит в процессе, визит завершен).
- Бронирование заказа на указанное время, период времени.
- Автоматический расчет времени заказа, в зависимости от выбранной процедуры.
- Предоставление вариантов бронирования (разовое посещение, ежедневное, еженедельное, ежемесячное).
- Определение заказчика, количества гостей, типа оплаты, суммы заказа, суммы предоплаты, ответственного лица.
- Перевод добавленных в заказ услуг на фолио проживающих в отеле гостей.
- Внесение дополнительной информации к заказу (комментарий).
- Автозапрет пересечения заказов по времени.
- Предоставление дополнительных услуг для заказа.
- Ограничение прав доступа персонала к редактированию, удалению заказа.

- Управление фискальными регистраторами и кассовыми операциями.
- Снятие Х и Z отчетов. Фискальное внесение/изъятие.
- Информация по текущей кассовой смене (кассир на смене, открытие смены, состояние, количество чеков за смену, сумма по чекам).
- Просмотр чека, возврат чека, отмена чека, удаление чека.
- Закрытие/открытие кассовой смены.
- Возможность смены кассира и формирования отчетности по каждому кассиру.
- Кассовый отчет.
- Служебное внесение денег в кассу и служебное изъятие из кассы.
- Отчет по кассе за период.
- Переход на требуемую кассовую смену с возможностью просмотра и редактирования операций (при наличии соответствующих прав и ролей доступа).
- Информация по каждому чеку (номер чека, тип, дата формирования чека, сумма чека, возврат, кассир и пр.).
- Отчеты по кассовым операциям за период.

Возможность формирования любых видов отчетов и модификации существующих отчетов (посредством использования дизайнера отчетов). Ограничение доступа к определенным отчетам в зависимости от уровня доступа персонала.

Финансовая отчетность - кассовый отчет за смену администратора, отчет по сменам, контроль оплат, реестр чеков, финансовые отчеты по типам оплат, отчеты по типам оплат в разрезе владельцев, управленческие отчеты по доходам, начисленные услуги (по категориям услуг и администраторам), обороты по гостям, отчеты по администраторам, предоплаты, кассовые внесения/ изъятия, доходы минибаров, сальдо контрагентов, отчет по агентам, списки должников, реализованных услуг и пр. Отчет по туристическому налогу с ссылками на строки декларации.
Статистическая отчетность - форма 1-КСР, статистика по гостям, организациям, агентам, странам, журналы регистрации, анкета гостя, дни рождения гостей, загрузка гостиницы (% загрузки, общие суммы, средний тариф, revPAR и пр. в разрезе номеров, категорий номеров, по дням, месяцам), прогноз загрузки, курортный сбор, списки гостей (по дате заезда, кол-ву заездов, кол-ву прожитых суток, суммам оплат), структура заселений, категории заездов, цели приездов, типы заездов, гарантии оплат и пр.
Отчеты смены - отчет генерального менеджера, журнал администратора, списки выехавших, проживающих, заезжающих, списки за смену + текущие задолженности гостей, списки на питание, отчет по комментариям, сообщения для номеров, регистрация гостей, состояние транзакций, удаленные транзакции, сводка смены и пр.
Бронирование - полный список броней за указанный период, расширенные списки броней (детализированные), просроченные предоплаты по броням, список броней (по дате создания, по администраторам), список удаленных броней (по дате удаления, по периоду брони) и пр.

Мобильный модуль для директоров и управляющих предназначен для просмотра на мобильных телефонах (Android и iPhone) полной информации о текущем состоянии отеля.

Загрузка отеля показывает процент загрузки по категориям номеров на выбранный период, общий процент загрузки, кол-во занятых номеров, кол-во гостей, средний доход на номер, а также все проведенные за выбранный период оплаты в разрезе типов оплат.
Прогноз загрузки отеля показывает предполагаемую загрузку по броням на будущий период, а именно процент загрузки по категориям номеров, общий процент предполагаемой загрузки, кол-во занятых номеров, кол-во гостей, средний доход на номер, а также общий прогнозируемый доход и доход в разрезе категорий номеров.
Свободные номера показывает количество свободных и занятых номеров по датам в разрезе категорий номеров на выбранный период.
Список броней показывает список проживающих, выселенных и забронированных гостей с полной детализацией по каждому гостю и поиском по любым данным гостя.

Для настройки мобильного модуля необходимо, чтобы в отеле был постоянный ip адрес в интернете ("белый" ip адрес). Наличие постоянного ip адреса следует уточнить у провайдера (компании, предоставляющей доступ в интернет в отеле).

Управление службой горничных в мобильном приложении

Мобильный модуль службы горничных отеля, для просмотра на мобильных телефонах информации о распределенных на уборку номерах между горничными, по видам уборок, зонам уборок, с возможностью отправки сообщений от администратора - горничной и наоборот.
Горничные на мобильных телефонах отмечают уборки, а в proHotel визуально (отдельным цветом) отображается текущий статус уборки (в работе, убрана, отказ гостя и пр.).
Дополнительная возможность для горничной оставлять комментарий по уборке.
Автоматическое списание косметики со склада горничных (формирование расходных накладных и оборотной ведомости).
Все изменения в онлайн режиме отображаются на шахматке, что решает основную задачу - минимизацию взаимодействия администратора и горничной на ресепшене.

Для настройки мобильного модуля необходимо, чтобы в отеле был постоянный ip адрес в интернете ("белый" ip адрес). Наличие постоянного ip адреса следует уточнить у провайдера (компании, предоставляющей доступ в интернет в отеле).

Модуль связи proHotel с менеджером каналов TravelLine

Взаимодействие proHotel и TravelLine выполняется на уровне синхронизации следующих данных:
- текущее состояние номерного фонда отеля (наличие занятых и свободных номеров на определенный период времени)
- тарифы проживания
- квоты (количество доступных номеров)

При бронировании гостем номера на любом из каналов продаж, бронь появляется на шахматке proHotel, одновременно с этим изменяется количество свободных номеров и эти данные передаются в TravelLine, который, в свою очередь, снижает доступность номеров (квот) во всех подключенных каналах продаж и в модуле бронирования на сайте отеля. Это избавляет персонал отеля от ручного ввода количества доступных к продаже номеров.
После создания брони, на электронную почту отеля приходит уведомление о новой брони, с указанием всех данных о госте, периоде бронирования и стоимости номера.

Модуль связи с фискальными регистраторами

- Проведение оплаты различными типами оплат (наличный, безналичный расчет, карты, депозит и пр.).
- Закрытие оплаты различными способами расчета (Полная оплата, Предоплата, Предоплата 100%, Аванс и пр.).
- Проведение частичной оплаты, выбор определенных услуг к оплате.
- Автоматическое формирование фискального чека при проведении оплаты.
- Возврат чека (чек с признаком Возврат прихода).
- Подтверждение успешного проведения оплаты/возврата.
- Передача чеков в ОФД (оператор фискальных данных).
- Функция Печатать / Не печатать фискальный чек.
- Возможность передачи фискального чека в виде SMS на номер телефона гостя.
- Возможность передачи фискального чека на E-mail гостя.
- Автоматическое внесение номера телефона гостя или E-mail из профайла (карточки) гостя, ранее сохраненных в базе данных программы.
- Печать фискальных X и Z отчетов.
- Иные функции для управления ККТ (открытие смены, фискальное внесение и изъятие, адм. отмена чека, печать чека с терминала на ККТ и пр.).

Модуль связи с электронными замками

- Запись произвольного количества карт-ключей (кол-во может быть указано вручную).
- Период действия карты зависит от указанной даты и времени заезда и выезда гостя, по истечении периода действия карты электронный замок перестает принимать карту.
- Карты перезаписываются, одна карта может быть использована для разных номеров и разных периодов действия.

Рекомендация!

Электронные замки нужны для контроля персонала!
Чтобы контролировать персонал, вместе с электронными замками необходимо приобретать устройство для считывания информации с замка (дата и время открытия замка и какой картой замок был открыт), либо уточнять наличие иных возможностей и функций считывания информации с замков. Ключевой момент контроля - не само наличие электронных замков, а дать понять персоналу, что его постоянно контролируют в связке электронные замки + видеонаблюдение (проверка, кто и когда входил в номер). Психология персонала работает (за редким исключением) таким образом, что, если нет контроля, сначала владелец отеля будет терять немного, потом все больше и больше. Т.е. если не собираетесь использовать электронные замки по их прямому назначению - не тратьте лишние средства, лучше не покупайте их, за исключением, если замки вам нужны только для красоты.

Модуль миграционного учета (передача данных в МВД РФ)

- Сбор и передача данных в "Контур" (система передачи данных о российских и иностранных гостях в МВД РФ).
- Выбор любого периода, в котором происходило заселение гостей, для формирования требуемых данных.
- Отображение всей необходимой информации по гостям, для передачи в систему постановки на учет в МВД.
- Автоматический выбор всех гостей и возможность выбора определенных гостей из списка вручную.
- Отображение категории граждан (иностранцы и граждане РФ).
- Экспорт выбранных гостей в файл специального формата, для последующего принятия файла в системе "Контур".
- Разделение и возможность фильтрации по корпусам и владельцам (ИП, ООО и пр.). Сортировка по всем столбцам таблицы.
- Сохранение выгруженных и переданных в "Контур" данных (файлов с данными за каждую дату выгрузки).
- Простая и быстрая обработка выгруженных данных в системе "Контур" (в личном кабинете, на странице «Постановка на учёт», нажать на кнопку «Принять данные из файла» и выбрать требуемый файл).

Модуль связи с терминалом банка

- Проведение оплаты картами.
- Вызывается интерфейс терминала с возможностью закрытия оплаты картой, биометрией либо отмены оплаты.
- Автоматическое формирование фискального чека при проведении оплаты.
- Подтверждение успешного проведения оплаты.
- Передача чеков в ОФД (оператор фискальных данных).
- Возможность передачи фискального чека в виде SMS на номер телефона гостя.
- Возможность передачи фискального чека на E-mail гостя.
- Автоматическое внесение номера телефона гостя или E-mail из профайла (карточки) гостя, ранее сохраненных в базе данных программы.